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国际交流
吉林大学教职工因公临时出国(境)申办程序(新版)
发表于: 2018-11-07 10:04  点击:

根据国际合作与交流处关于校内教职工因公临时出国(境)申办程序的最新调整,自2018101日起,校内教职工执行因公临时出国(境)任务须以网上系统申报与原有纸质申报相结合的方式进行。为方便我院教师顺利出行、提高审批履行效率,特整理此申办程序。

(一)基本流程及所需材料

1. 系统网址为http://paichu.jlu.edu.cn/,推荐使用最新版火狐浏览器登陆。在非校园网情况下,需要通过VPN先连接校园网,具体设置方式请见http://vpn.jlu.edu.cn/


2. 首次登陆需要使用身份证号或护照号进行账号注册,注册后使用账号及对应密码登陆。中国籍教职工请使用身份证号注册,外籍教职工请使用护照号注册。

 

3. 登录成功后,在“新增出访信息”栏目下填写出访人相关信息、出访信息、上传附件信息并提交。

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(※注:出访团组含多人的,须在本页面下方点击“新增出访人员信息”,统一录入团组全体人员信息)


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(注:出访人员在收到邀请材料后,可联系学院外事秘书办理校内公示,该阶段所上传的附件不需要签字盖章

出访必要性出访必要性需每位成员单独写,写明各自出访目的和任务;公式材料需上传OA办公网网页截图版本)


4. 由学院外事秘书进行初审、国际合作与交流处进行预受理审核,同时出访人员填写“《因公临时出国人员备案表》申领表”,经基层党委负责人签批后,在吉林大学中心校区鼎新楼C区三楼“吉林大学行政服务中心教师办事大厅”人事处窗口进行出国人员人事备案,并换取《因公临时出国人员备案表》。

5. 预受理通过后,由申报人打印系统中生成的文件、签字盖章、按要求上传所有附件后,再次提交国际合作与交流处审批。

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(注:预受理通过后所有上传材料均为签字盖章后的扫描件。)

6. 网上系统申报完毕,等待国际合作与交流处审核结果。

7. 领取出国/赴港澳的任务批件(通知书)或赴台请示。领取出国/赴港澳的任务批件(通知书)或赴台请示时,须提交已上传附件的纸质版。

※领取任务批件(通知书)时所需提交的纸质材料如下:

①《吉林大学教职工因公临时出国(境)审批表》(系统中生成的表,一式一份)

②《因公临时出国人员备案表》(人社处申领,一式一份)

③ 公示结果(一式一份)

④ 公示材料(打印OA办公网站上的公示网页,一式一份)

⑤ 邀请函复印件及中文译文(一式三份)

⑥ 邀请方提供的日程复印件及中文译文(一式三份)

(若邀请方未提供日程,自行提供的中文日程需团组牵头单位负责人签字、加盖公章)

⑦ 拟定往返航班信息(一式三份,需出访人签字,选乘非国内航空公司航班须填写《乘坐非国内航空公司和改变中转地审批表》)

⑧ 身份证复印件(正反面复印在一页A4纸上,一式三份)

⑨ 小二寸白底照片(三张)

⑩ 出访必要性说明(国际处网站下载模板,主管负责人签字盖章,一式一份)

60岁以上人员需提交人力资源和社会保障处开具的在职证明和校医院开具的体检表,70岁以上人员需另外提交在外期间的医疗和意外伤害的保险证明(一式三份,一份原件、两份复印件)。


(二)办理公务普通护照及因公临时出国(境)预算(一般为5个工作日)

1. 出国任务批件下达后,国际处代为向吉林省外事(侨务)办公室申办公务普通护照。暂无有效公务普通护照的教职工,需本人携带身份证原件前往国际处窗口拍摄带有数字条码的照片,扫描身份证信息并进行指纹信息采集,办理公务普通护照。

2. 出访人员到国际处窗口填写吉林省外事(侨务)办公室的“因公出访网上申报管理系统”。

3. 出访人员填写《因公临时出国(境)任务审批意见表》、《因公临时出国(境)预算审批意见表》,经学院外事负责人、外事主管部门审核后,附邀请函、出国任务批件等出访材料,报送财务处进行预算审批。


(三)办理签证(工作日视不同国家而定,约20个工作日)

国际处窗口对教职工提供的签证材料进行审核并提交至省外办,由省外办递交签证材料至相关驻华使(领)馆办理签证(美国、英国和申根国家等国要求预约面签)

注:提交签证申请材料时,国际处窗口代省外办收取护照办理费、相关国家/地区的签证费,并出具收据(国际处和出访人员各持一份)。待出访任务结束后15天内,可持收据到国际处窗口结算省外办和所赴国家使(领)馆开具的正式收据和余款。

 

(四)交回护照、提交出访总结

出访人员应于回国后在系统中上传出访总结,并于7天内将公务普通护照及出访总结纸质版交至三楼教师办事大厅国际处窗口。

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注:为保证各位教师的顺利出访,请于出访前两个月以上,进行填报。


联 系 人:张若溪

联系电话:85168427

邮   箱:zhangruoxi@jlu.edu.cn

 

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