第一条 为了做好我院党政公文收发和档案管理工作，使之规范化、制度化，特制定本办法。
第二条 学院公文的主要种类
1.决定：用于对重要事项、重大行动或重大事件做出的安排。
2.决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻的事项。
3.通知：用于发布规章制度，转发上级要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。
4.报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
5.请示：用于向上级机关请求指示、批准的事项。
6.规定：用于特定范围内的工作和事务，制定具有约束力的行为规范。
7.合同：用于以学院名义对外签定的、具有法律效力的各类契约。
8.函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
9.通告、通报以及其它一些公文等，均应按有关规程行文。
第三条 行文发文程序
1.经主管领导同意或根据领导安排、要求，对上级或对外行文。
2.对上级、对外行文必须经主管领导审核签批，方可打印、用印、发出。
第四条 收文处理程序
1.学院办公室负责公文的登记、编号、分类。
2.按文件内容分类处理：校党发（吉大党字）、校发文件（吉大校字），送书记、院长阅；党委办公室、组织部等党务部门文件，送书记阅；校长办公室、教务处、科研处、研究生院、实验室与设备管理处、后勤管理处等职能部门文件、通知等，分别送分管院长阅；学生工作处、团委等与学生管理相关的文件，送主管学生工作副书记阅。
3.按学院领导的意见，可将有关文件复印，并转发相关人员，原件统一在办公室存档。
第五条 公文立挡（含立档内容、立档分类）
1．外国语学院建院以来的各类文件、资料。
2．合校以来的各类文件及资料。
3．其它需立档的各类文件及资料。
4．学校党字、校字文件；
5．学校领导的重要讲话；
6．教学管理的重要文件；
7．科研管理的重要文件；
8．研究生管理的重要文件；
9．本科生管理的重要文件；
10．其他需要归档的文件。
第六条 其它要求
1. 归档文件要有保存价值，能完整、正确记录学院的主要工作情况。
2. 公文运转、处理要及时、迅速、准确，保管要有序，查找便捷。
3. 每年12月底完成全院各类文件、档案整理、装订和编码工作。
4. 借阅时按借阅规定执行。
第七条 本“办法”自公布之日起施行。
