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外国语学院公文收发和档案管理办法
admin 发表于: 2013-04-22 00:00  点击:

 

第一条 为了做好我院党政公文收发和档案管理工作,使之规范化、制度化,特制定本办法。
第二条 学院公文的主要种类
1.决定:用于对重要事项、重大行动或重大事件做出的安排。
2.决议:用于经会议讨论通过并要求贯彻的事项。
3.通知:用于发布规章制度,转发上级要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。
4.报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
5.请示:用于向上级机关请求指示、批准的事项。
6.规定:用于特定范围内的工作和事务,制定具有约束力的行为规范。
7.合同:用于以学院名义对外签定的、具有法律效力的各类契约。
8.函:用于相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
9.通告、通报以及其它一些公文等,均应按有关规程行文。
第三条 行文发文程序
1.经主管领导同意或根据领导安排、要求,对上级或对外行文。
2.对上级、对外行文必须经主管领导审核签批,方可打印、用印、发出。
第四条 收文处理程序
1.学院办公室负责公文的登记、编号、分类。
2.按文件内容分类处理:校党发(吉大党字)、校发文件(吉大校字),送书记、院长阅;党委办公室、组织部等党务部门文件,送书记阅;校长办公室、教务处、科研处、研究生院、实验室与设备管理处、后勤管理处等职能部门文件、通知等,分别送分管院长阅;学生工作处、团委等与学生管理相关的文件,送主管学生工作副书记阅。
3.按学院领导的意见,可将有关文件复印,并转发相关人员,原件统一在办公室存档。
第五条 公文立挡(含立档内容、立档分类)
1.外国语学院建院以来的各类文件、资料。
2.合校以来的各类文件及资料。
3.其它需立档的各类文件及资料。
4.学校党字、校字文件;
5.学校领导的重要讲话;
6.教学管理的重要文件;
7.科研管理的重要文件;
8.研究生管理的重要文件;
9.本科生管理的重要文件;
10.其他需要归档的文件。
第六条 其它要求
1. 归档文件要有保存价值,能完整、正确记录学院的主要工作情况。
2. 公文运转、处理要及时、迅速、准确,保管要有序,查找便捷。
3. 每年12月底完成全院各类文件、档案整理、装订和编码工作。
4. 借阅时按借阅规定执行。
第七条 本“办法”自公布之日起施行。

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